IMEX Frankfurt: Fachmesse für Meetings und Events

Die Messe bringt Anbieter und Fachbesucher zusammen, die Veranstaltungen planen, Dienstleistungen vergleichen oder Geschäftsbeziehungen aufbauen möchten. Dazu gehören unter anderem Unterkünfte, Veranstaltungsorte, Destinationen, Transport- und Eventdienstleistungen. Welche konkreten Aussteller und Programmpunkte teilnehmen, ändert sich von Ausgabe zu Ausgabe.

Für Hotels und Veranstaltungsorte kann die Messe eine Gelegenheit sein, Tagungsräume, Zimmerkapazitäten und Serviceangebote mit Veranstaltungsplanern zu besprechen. Agenturen und Unternehmen können Destinationen, Veranstaltungsformate oder Leistungspartner vergleichen. Der Nutzen entsteht vor allem durch vorbereitete Gespräche und klare Anforderungen – nicht allein durch die Größe der Messe.

Wenn Sie Veranstaltungen organisieren, legen Sie vorab Eckdaten wie Teilnehmerzahl, Zeitraum, Budgetrahmen, gewünschte Raumaufteilung und technische Anforderungen fest. Bei internationalen Veranstaltungen sind auch Erreichbarkeit, Barrierefreiheit, Sprachbedarf und lokale Unterstützung wichtig. Fragen Sie Anbieter nach Verfügbarkeit, Leistungen, Stornierungsbedingungen und Kosten, die außerhalb eines Grundangebots liegen können.

Der Veranstalter kann für bestimmte Besuchergruppen besondere Registrierungs- oder Qualifizierungsvoraussetzungen vorsehen. Prüfen Sie deshalb, welche Eintrittskategorie zu Ihrer Rolle passt und welche Nachweise gegebenenfalls benötigt werden. Eine Einladung oder ein Fachbesucherstatus sollte nicht ohne Prüfung als allgemeiner kostenloser Zugang verstanden werden.

Erstellen Sie eine kurze Liste mit priorisierten Ausstellern und vereinbaren Sie wichtige Gespräche vorab, sofern ein Terminangebot besteht. Halten Sie bei jedem Kontakt fest, welche Leistung besprochen wurde, wer für ein Angebot zuständig ist und bis wann eine Rückmeldung erfolgen soll. So lassen sich viele kurze Begegnungen später geordnet nachverfolgen.

Das Begleitprogramm kann Fachvorträge, Workshops oder Diskussionsrunden umfassen. Prüfen Sie die Themen und Sprachen im aktuellen Programm, statt sich auf ältere Angaben zu verlassen. Planen Sie ausreichend Zeit zwischen Terminen ein und berücksichtigen Sie die Entfernungen auf dem Messegelände.

Bei Angeboten für Tagungen sollten Sie neben dem Preis die tatsächlich enthaltene Technik, Raumnutzung, Personal, Verpflegung und Umbauzeiten vergleichen. Für Übernachtungen sind Zimmerkategorien, Kontingente, Buchungsfristen und Änderungen relevant. Bitten Sie um eine schriftliche Aufstellung, damit sich Angebote mit gleicher Leistung gegenüberstellen lassen.

Aktuelle Termine und Teilnahmeinformationen veröffentlicht die offizielle IMEX Frankfurt. Prüfen Sie dort auch Programm, Registrierung und Hinweise für die nächste Ausgabe, bevor Sie Anreise oder Gespräche verbindlich planen.

Die Bezeichnung „Hosted Buyer“ meint bei Fachmessen meist ein gesondertes Programm für qualifizierte Einkäufer und nicht einfach jeden Fachbesucher. Voraussetzungen, Leistungen und Auswahlverfahren können sich ändern. Prüfen Sie, ob ein Bewerbungs- oder Nachweisverfahren gilt und welche Verpflichtungen mit einer Teilnahme verbunden sind. Reise- oder Unterkunftsleistungen, sofern angeboten, sind an die aktuellen Programmregeln gebunden.

Für normale Fachbesucher sollten Registrierung, Eintritt und Zugang zum Rahmenprogramm vorab geprüft werden. Eine Veranstaltung kann unterschiedliche Formate für Aussteller, eingeladene Gäste und registrierte Besucher anbieten. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf ältere Angaben zu kostenfreiem Eintritt oder inkludierten Leistungen. Der aktuelle Messepass und die Bestätigung des Veranstalters erklären, welche Bereiche zugänglich sind.

Wenn Sie ein Event planen, erstellen Sie vor der Messe ein kurzes Briefing mit Terminfenster, Teilnehmerprofil, Teilnehmerzahl, gewünschter Raumform und technischer Ausstattung. Fragen Sie Hotels nach Zimmerkontingenten, Fristen, Änderungsmöglichkeiten und dem Ablauf bei späteren Anreisen. Bei Destinationen sind Erreichbarkeit, lokale Partner und saisonale Besonderheiten relevant. Vereinbaren Sie einen Folgeschritt, etwa ein schriftliches Angebot oder ein Gespräch mit dem zuständigen Team.

Notieren Sie nach jedem Gespräch den Ansprechpartner und die vereinbarten Punkte. Das ist bei vielen kurzen Terminen verlässlicher als Broschüren ohne Kontext. Wenn ein Angebot von Bedingungen abhängt, lassen Sie diese ausdrücklich benennen, bevor Sie es intern weiterempfehlen.

Sortieren Sie Kontakte nach Relevanz und prüfen Sie, welche Informationen noch fehlen. Angebote für einen späteren Vergleich sollten vergleichbare Leistungspositionen enthalten. Eine kurze Rückmeldung innerhalb des vereinbarten Zeitraums hält Gespräche in Gang und macht offene Zuständigkeiten sichtbar. Damit bleibt der Messebesuch auch nach der Rückreise praktisch nutzbar.